Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltung / Anfrage der Gruppe Grüne/SPD/Volt in der Ratssitzung am 03.09.2024

27.08.24 –

Sachverhalt:

Die fortschreitende Digitalisierung bietet Chancen zur Effizienzsteigerung, Verbesserung von Dienstleistungen für Bürger:innen sowie zur Förderung nachhaltiger und zukunftsorientierter Stadtentwicklung. Die Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI) kann dazu beitragen, diese Ziele zu erreichen. Zugleich ist die Verwendung von KI-Assistenten wie ChatGPT sowie anderen KI-Systemen in öffentlichen Verwaltungen aus rechtlichen und datenschutzrechtlichen Gründen nicht unumstritten.

Vor diesem Hintergrund fragen wir die Verwaltung:

1. Werden KI-Anwendungen gegenwärtig in der Verwaltung genutzt und wenn ja, in welchen Bereichen, für welche Projekte und Dienstleistungen?
2. Auf welcher Grundlage erfolgt die Entscheidung, in welchen Bereichen KI zur Anwendung kommt und gibt es Leitlinien für KI-basierte Prozesse in der Verwaltungsunterstützung und im Verhaltungshandeln?
3. Gibt es Pläne, die Verwendung von KI in der Verwaltung auszuweiten und wenn ja, in welchen Aufgabenbereichen und Dienstleistungen?

In ihrer Mitteilungsvorlage vom 03.09.2024 antwortete die Verwaltung wie folgt:

Die Stadt Osnabrück ist stolz darauf, eine Vorreiterrolle im Bereich der Digitalisierung und der Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI) einzunehmen. Mit einem hoch engagierten Team im Referat Digitalisierung und IT sowie der Unterstützung aus den Dienststellen setzt die Verwaltung auf innovative und marktführende Technologien, um die Stadt Osnabrück zukunftsorientiert und effizient zu gestalten.

Die fortschreitende Digitalisierung bietet der Verwaltung dabei zahlreiche Chancen zur Effizienzsteigerung, zur Verbesserung der internen und externen Abläufe der Dienstleistungen für die Osnabrücker Bürgerinnen und Bürger.

Die Stadt arbeitet zum Beispiel über das CiviTech Hub eng mit Start-ups zusammen, um innovative Lösungen zu testen. Daneben unterstützen wir die Start-ups dabei Tools zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung angepasst sind.

Osnabrück positioniert sich somit zunehmend auch als Standort für Startups im Bereich Künstliche Intelligenz und GovTech und wird somit auch für zukunftsorientierte Unternehmen immer attraktiver.

Zu 1.:

Die Stadt Osnabrück setzt bereits erfolgreich auf Künstliche Intelligenz (KI) in einer Vielzahl von Bereichen. Unsere Verwaltung nutzt KI-Anwendungen zum Beispiel, um Prozesse zu optimieren, Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern, oder innovative Lösungen für die Herausforderungen einer modernen Stadt zu entwickeln. Von der Anomalieerkennung im Bereich der Cyber-Sicherheit über die Anliegenerkennung in der Kommunikation mit unseren Bürgerinnen und Bürgern mit unserem virtuellen Assistenten Chatbot Toni bis hin zu mehrsprachigen Videoanleitungen zur Unterstützung von Dienstleistungen. KI-Technologien kommt breitgefächert und wirkungsvoll innerhalb der Verwaltung zum Einsatz.

Übersicht der Einsatzgebiete:

• Anomalieerkennung im Bereich der Cyber-Sicherheit
• Anliegenerkennung in der Bürgerinnen und Bürger-Kommunikation im Kontext unserer virtuellen Assistenz (Chatbot Toni)
• Videoanleitungen zur Unterstützung von Dienstleistungen (u.a. in mehreren Sprachen)
• Unterstützung bei IT-Supportfragen durch Bereitstellung einer virtuellen Assistenz im Bereich IT-Service (Q4 2024)
• Unterstützung bei Bürgeranfragen im Bereich Bürgerforen durch Bereitstellung einer virtuellen Assistenz (intelligenter Zugriff auf alle Bürgerforenprotokolle seit 2003)
• Automatische Protokollerstellung von Sitzungen (Pilot mit Civil Tech Hub)
• Anonymisierung / „Verpixelung“ auf Kartendiensten

Zu 2.:

Die Stadt Osnabrück hat eine klare Strategie für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) entwickelt, die die Stadt als innovative und zukunftsorientierte Verwaltung auszeichnet. Diese Strategie basiert auf drei wesentlichen Säulen, die sicherstellen, dass der Einsatz von KI nicht nur rechtlich einwandfrei, sondern auch effektiv und nachhaltig ist.

1. Rechtlicher Rahmen: Unsere Rahmendienstvereinbarung, die auf der EU KI-Verordnung basiert, bildet das Fundament für den sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit KI. Diese Vereinbarung definiert ein gemeinsames Verständnis und regelt die Freigabe von KI-Systemen. Für jedes KI-System gibt es konkrete Nutzungsanweisungen und Leitlinien, die erlaubte Einsatzzwecke und Transparenzpflichten festlegen. Dies gewährleistet, dass alle KI-Anwendungen im Einklang mit den höchsten rechtlichen und ethischen Standards stehen. Diese Dienstvereinbarung befindet sich bereits im städtischen Freigabeprozess.
2. Wissen & Kompetenzaufbau: Der Aufbau von Wissen und Kompetenzen im Bereich KI ist für uns von zentraler Bedeutung. Wir fördern den Kompetenzaufbau unserer Mitarbeitenden durch gezielte Schulungsangebote und die Einbindung in den Lernprozess. Unsere Verwaltung.Digital.Erleben.-Community spielt hierbei eine entscheidende Rolle, indem sie den Wissensaustausch und die kontinuierliche Weiterbildung unterstützt. Durch Schulungen, wie z.B. richtiges Prompting, stellen wir sicher, dass unsere Mitarbeitenden bestens auf den Umgang mit KI vorbereitet sind.
3. Lernen & Erfahren (Projekte): Wir setzen auf konkrete Projekte, um die Möglichkeiten von KI voll auszuschöpfen. Besonders im Bereich der generativen KI führen wir innovative Projekte durch und nutzen KI für kreative Arbeiten. Diese Projekte ermöglichen es uns, praktische Erfahrungen zu sammeln und die Vorteile von KI direkt in unseren Verwaltungsalltag zu integrieren.

In welchen Bereichen KI zum Einsatz kommt, basiert auf den rechtlichen Möglichkeiten und den geeigneten Anwendungsfällen. Diese werden entweder im Zuge von Prozessanalysen oder in Form von KI-Workshops ausgearbeitet (z.B. in der Kinder- & Jugendhilfe).

Zu 3.:

Die Stadt Osnabrück hat ehrgeizige und zukunftsweisende Pläne im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI). Unser aktueller Schwerpunkt liegt auf der generativen KI, die wir dienststellenübergreifend einsetzen, um komplexes Fachwissen abzurufen, Inhalte zu erstellen und zusammenzufassen. Besonders im Fokus stehen dabei die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern durch virtuelle Assistenten, Übersetzungen und die Nutzung einfacher/leichter Sprache.

Darüber hinaus legt die Verwaltung großen Wert auf die Dokumentenintelligenz, um Dokumente effizient zu erkennen und weiterzuverarbeiten. Dies ermöglicht der Verwaltung, Verwaltungsprozesse weiter zu optimieren und die Servicequalität für unsere Bürgerinnen und Bürgern zu steigern.

Neben diesen internen Anwendungen plant die Stadt Osnabrück auch den Einsatz von KI außerhalb der Verwaltung, beispielsweise im Bereich der Verkehrsoptimierung. Diese Maßnahmen unterstreichen unser Engagement, KI-Technologien umfassend zu nutzen, um die Lebensqualität in unserer Stadt kontinuierlich zu verbessern und Osnabrück als innovative und zukunftsorientierte Stadt zu positionieren.