Nutzung digitaler Anwendungen in der Schul- und Sportverwaltung / Anfrage der Gruppe Grüne/SPD/Volt im Schul- und Sportausschuss am 29.02.2024

22.02.24 –

Sachverhalt:

Die Einführung und Nutzung digitaler Infrastruktur und Anwendungen kann die Arbeit in der Schul- und Sportverwaltung und in den Schulsekretariaten vereinfachen.

Wir fragen die Verwaltung:

1. Welche digitalen Lösungen wurden implementiert, um den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit der Bestellung und Bezahlung von Mittagessen (siehe Landkreis Leer) sowie für die Beantragung und Verwaltung von Buskarten für Schüler:innen zu reduzieren?
2. Inwieweit wurden digitale Lösungen eingeführt, um die Beantragung und Auszahlung von Bildungsteilhabeunterstützung (BUT) zu automatisieren und den bürokratischen Aufwand zu verringern?
3. Gibt es digitale Plattformen oder Systeme, die eine einfache Beantragung und Verwaltung von Sporthallenzeiten für Vereine ermöglichen und welche Maßnahmen wurden ergriffen, um den Verwaltungsaufwand für Schulen und Vereine zu reduzieren?

In ihrer Mitteilungsvorlage vom 29.02.2024 antwortete die Verwaltung wie folgt:

Zu 1.:

Bisher werden in zwei großen Schulmensen (IGS Eversburg und KGS Schinkel) mit einer großen Anzahl an Schülerinnen und Schülern, die an der Mittagsverpflegung teilnehmen, digitale Bestell- und Abrechnungssysteme genutzt. Das System an der IGS besteht seit Jahren und wurde fortlaufend an den Bedürfnissen der Schule angepasst. Das Abrechnungssystem an der Gesamtschule im Schinkel existiert ebenfalls seit mehreren Jahren und entspricht nicht mehr den zeitgemäßen Anforderungen. Von daher ist vorgesehen, zunächst für diesen Standort ein neues Bestell- und Abrechnungssystem zu implementieren. Erste Gespräche mit möglichen Anbietern erfolgten bereits im vergangenem Jahr.

Mit der Implementierung eines digitalen Bestell- und Abrechnungssystems soll der personelle Aufwand in den Sekretariaten und in den Mensen reduziert werden können. Darüber hinaus soll damit den Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit geboten werden, Bestellungen zum täglichen Mittagessen auf einem einfachen Weg online durchzuführen.

Mit der anhängigen Marktrecherche werden für die Mensen der Stadt Systeme in Augenschein genommen, die ggf. flächendeckend zum Einsatz kommen können. Dabei sind die Anschaffungs- und Lizenzkosten dem sich daraus ergebenden Nutzen für die jeweiligen Mensen gegenüberzustellen.

Die beabsichtigte Einführung einer neuen Bestell- und Abrechnungssoftware an der KGS im Schinkel ermöglicht die Anschaffung einer Software, die die zeitgemäßen Anforderungen erfüllt und die derzeit notwendigen Schnittstellen beinhaltet. Die sich daraus ergebenden Erkenntnisse sind zielführend für die Umsetzung an anderen Standorten.

Ein System für die Beantragung und Verwaltung von Buskarten ist nach dem jetzigen Stand nicht erforderlich. Mit der Schulanmeldung erhalten die Schülerinnen und Schüler mit Wohnsitz in Osnabrück automatisch eine Schülerjahreskarte für den ÖPNV. Im Rahmen der Schülerbeförderung hat sich die Stadt gegen die Einführung einer Mindestentfernung entschieden, so dass ein grundsätzlicher Anspruch besteht.

Die Datensätze mit den anspruchsberechtigten Schülerinnen und Schüler werden an die SWO AG übermittelt, die daraufhin die entsprechenden Karten ausstellen und den jeweiligen Schulen zur Verfügung stellen. 

Zu 2.:

Aktuell ist eine digitale Beantragung lediglich in der Form möglich, dass das Antragsformular sowie weitere Nachweise über das Serviceportal oder per Mail an das Team Bildung und Teilhabe der Stadt Osnabrück übersendet werden können. Es wird jedoch ab diesem Frühjahr ein Onlineantrag zur Verfügung gestellt, über den dann zukünftig ebenfalls BuT-Leistungen beantragt werden können.

Hinsichtlich einer automatisierten Auszahlung mit Hilfe einer Leistungskarte hatte man sich bereits im Jahr 2021 mit deren Funktionen auseinandergesetzt und nach ausgiebiger Prüfung entschieden, dass die Nachteile überwiegen, insbesondere der Aufwand bei der Sachbearbeitung hierdurch zunähme.

Zu 3.:

Die Sportverwaltung beschäftigt sich bereits seit einiger Zeit mit der Möglichkeit, die Beantragung und Verwaltung der Sporthallen und Sportfreianlagen weiter zu digitalisieren. Es gibt hier eine Reihe von Anbietern mit Softwarelösungen im Bereich der Sportstättenverwaltung, die auch interessant für die Stadt Osnabrück sein dürften.

Momentan werden Unterlagen eingeholt, welche Lösungen andere Kommunen anbieten. Kontakt gab es z.B. zu einem Anbieter aus Österreich, die einen „Sportmanager“ mit einem integrierten online Buchungssystem im Portfolio hat und einfache Verwaltungslösungen zusagt.

Die Verwaltung erhofft sich aber auch, dass sich im Rahmen der Sportentwicklungsplanung Ansatzpunkte ergeben, die sich weiterentwickeln lassen. Der Verwaltungsaufwand für Schulen und Vereine wurde bereits dadurch reduziert, dass z.B. die Schulen zum Sommer- und zum Winterplan den benötigten Zeitrahmen für den Schulsport jeweils in eine vorgedruckte Tabelle eintragen und für die Vereine werden die Übungszeiten jedes Jahr ohne Antrag fortgeschrieben. Die Vereine müssen lediglich Zeiten abmelden, wenn sie sie nicht mehr benötigen. Zeiten für Veranstaltungen am Wochenende sind jeweils weiterhin beim Sachbearbeiter der Sportverwaltung zu beantragen.