Umsetzung des Projekts „Willkommen in Osnabrück“ und Weiterentwicklung der Ausländerbehörde / Anfrage der Gruppe Grüne/SPD/Volt im Ausschuss für Feuerwehr und Ordnung am 18.02.2026

12.02.26 –

Sachverhalt:

Nach seiner Bewilligung durch das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) im Oktober 2024 ist das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ im Januar letzten Jahres offiziell gestartet und sollte bis zum 31.12.2025 federführend vom Referat Chancengleichheit umgesetzt werden (VO/2025/4000).

Ziel des von der EU geförderten AMIF-Projekts ist es, die Abläufe in der Ausländerbehörde zu verbessern und somit Integration zu erleichtern. Bei der Auftaktveranstaltung Anfang wurden unter anderem ein mehrsprachiges Online-Serviceportal, einsehbare Statusberichte im Antragsverfahren als auch eine zielgruppenorientierte und wertschätzende Kommunikation als Bausteine in Richtung einer stärkeren Öffnung der Ausländerbehörde als moderner Willkommensbehörde genannt.

Vor diesem Hintergrund fragen wir die Verwaltung:

1. Zu welchen Ergebnissen hat das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ geführt und wie bewertet die Verwaltung die Projektdurchführung?
2. Welche Schritte sind nun auf Grundlage des Projektes zur Weiterentwicklung der Ausländerbehörde wann und wie konkret geplant?
3. Wie stellt sich aktuell die Personalsituation in der Ausländerbehörde dar und welche Verbesserungen in der Servicequalität konnten bereits erzielt werden?

In ihrer Mitteilungsvorlage vom 18.02.2026 antwortete die Verwaltung wie folgt:

Zu 1.:

Die Ergebnisse des Modellprojekts „Willkommen in Osnabrück“ wurden teilweise auf der Abschlusskonferenz am 10. Dezember 2025 präsentiert und werden zzt. vom begleitenden Institut für interdisziplinäre Beratung, Duisburg, in einer Dokumentation zusammengestellt. Daher enthält diese Vorlage Auszüge aus dem vorläufigen Abschlussbericht bzw. der vorläufigen Dokumentation des Modellprojekts „Willkommen in Osnabrück“. Das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ verfolgte das übergeordnete Ziel, die Integration von Zugewanderten zu unterstützen. Zur Verwirklichung dieses Ziels und um die Leistungen vor Ort weiterzuentwickeln, wurde strategisch beim integrierten kommunalen Integrationsmanagement angesetzt.

Für das Integrationsmanagement der Stadtverwaltung bildet die Osnabrücker Ausländerbehörde (ABH) eine zentrale Anlaufstelle für Geflüchtete und Zugewanderte. Sie bildet jenen Schlüsselpunkt im Verwaltungssystem, an dem sich entscheidet, wie verständlich, transparent und zugänglich staatliches Handeln wahrgenommen wird und welche Teilhabechancen sich daraus ergeben.

Die Verwaltung wird die o.g. Dokumentation und eine eigene Bewertung spätestens im März 2026 in Form einer Mitteilungsvorlage verschiedenen Fachausschüssen vorstellen.

Zu 2.:

Im Projektverlauf vom 1.10.2024 bis zum 31.12.2025 wurden die Öffentlichkeitsarbeit, Informationsflüsse, Prozesse, digitale Unterstützungsangebote und Kompetenzen der Mitarbeitenden weiterentwickelt. Zugang zu Informationen rund um die Dienstleistungen der Ausländerbehörde wurden verbessert und bestehende Informations- und Verständnishürden z.B. durch Mehrsprachigkeit abgebaut (ABH-Erklärfilme I und II, in fünf Sprachen, mit Untertiteln).

Es wurde das zielgruppenspezifischere Verwaltungshandeln gefördert. Damit einher ging die perspektivische Entlastung der Ausländerbehörde, unter anderem durch den Abbau von Irritationen bei der Zielgruppe. Dialogformate zwischen Ausländerbehörde und Trägerlandschaft wurden erprobt bzw. optimiert mit dem Ziel, die Zusammenarbeit zu verfeinern.

Digitale Lösungen für die Zielgruppe wurden weiterentwickelt (z.B. Online Dienst Aufenthalt), dass sie einerseits an bestehende Systeme wie das städtische ServicePortal anschlussfähig sind und andererseits auffindbar, verständlich und nutzbar für spezifische aufenthaltsrechtliche Fragestellungen bleiben.

Das Personal wurde in seiner Haltung gegenüber Vielfalt in der Gesellschaft gestärkt. 273 Mitarbeitende der Stadtverwaltung wurden für den professionellen Umgang mit Vielfalt sensibilisiert und entsprechende Kompetenzen im Kontakt mit einer heterogenen Stadtgesellschaft gestärkt. Die Fortbildungen in Form von Präsenzworkshops richteten sich an unterschiedliche Fachbereiche, insbesondere aus dem Bereich Bürger und Ordnung, aber auch an weitere Organisationseinheiten der Stadtverwaltung.

Die Nachhaltigkeit der Ergebnisse wird im Rahmen etablierter Dialogformate von allen Beteiligten einschließlich der neuen Fachdienstleitung Ausländerbehörde angestrebt.

Besonders öffentlichkeitswirksam sind zu nennen die Erklärfilme zur Ausländerbehörde und dem Onlinedienst „Aufenthalt“ in fünf Sprachen sowie die Bemühungen zur intensivierten Vernetzung zwischen Ausländerbehörde und der Trägerlandschaft. Darüber hinaus waren die Bausteine „interkulturelle Sensibilisierung“ und „Digitalisierung“ tragende Elemente des Projekts. Für eine umfassende und fundierte Beantwortung der o.g. Frage empfiehlt es sich, die Dokumentation hinzuzuziehen, diese wird Ende des Monats Februar 2026 erwartet.

Das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ ist für den federführenden Bereich Sachgebiet Integration (16-3) seit dem 31. Dezember 2025 formal beendet. Daraus gewonnene Erkenntnisse fließen in die weitere strategische Arbeit des kommunalen Integrationsmanagements ein. Die o.g. Dokumentation unterstützt dabei den Wissenstransfer.

Zu 3.:

Zur aktuellen personellen Situation im Frontoffice und Backoffice ist festzustellen, dass die Arbeitslast des Fachdienstes Ausländerbehörde sehr hoch ist. Im Frontoffice sind von insgesamt 13 vorgesehenen Stellen aktuell drei Stellen unbesetzt. Zusätzlich fällt eine weitere Kraft langfristig krankheitsbedingt aus. Die verbleibenden Kolleginnen und Kollegen priorisieren daher die anfallende Arbeit vor allem nach dem Gesichtspunkt der Dringlichkeit. Die unbesetzten Stellen sind derzeit, erneut, ausgeschrieben, die Bewerbungsfristen laufen noch. Die Erfahrungen aus der Vergangenheit zeigen jedoch, dass sich Nachbesetzungen aufgrund fehlender geeigneter Bewerbungen häufig als schwierig und zeitaufwendig gestalten. Um dieser Situation entgegen zu wirken, sind drei Einsatzkräfte angefordert worden.

Im Backoffice ist die Situation ebenfalls angespannt. Von fünf vorgesehenen Stellen sind derzeit lediglich zwei besetzt. Zwei Planstellen konnten zwischenzeitlich neu besetzt werden, die betreffenden Personen haben ihren Dienst jedoch noch nicht angetreten. Eine weitere Stelle ist weiterhin ausgeschrieben, auch hier läuft die Bewerbungsfrist noch. Zusätzlich ist ein erhöhter, wiederkehrender Krankenstand zu verzeichnen. Kurzfristige Ausfälle führen regelmäßig dazu, dass die ohnehin reduzierte Personaldecke weiter absinkt. Vertretungsregelungen und laufende Umpriorisierung sind an der Tagesordnung. Für Bürgerinnen und Bürger entstehen längere Wartezeiten und eine eingeschränkte Terminverfügbarkeit. Vorgänge in der Sachbearbeitung verzögern sich und fachliche Rückfragen können nicht immer zeitnah bearbeitet werden. Der Dienstbetrieb kann derzeit nur durch hohes persönliches Engagement der Mitarbeitenden sowie durch konsequente Priorisierung der Aufgaben aufrechterhalten werden.

Die entstanden Erklärvideos werden zur Verbesserung der Servicequalität beitragen. Die QR- Codes für die Verknüpfung zu den Videos wurden sowohl an der Tür der Ausländerbehörde, sowie an der Bürgerinformation angebracht und dienen den Bürgerinnen und Bürgern als Hilfestellung insbesondere bei der Online-Antragstellung.